No cenário atual do mercado, empresas que não tenham cuidado na gestão de compras e estoque dificilmente conseguirão se destacar. O controle de compras é um fator muito importante para tornar os negócios mais eficientes e competitivos perante a concorrência.
Quando o setor de compras gerencia bem suas atividades, ele ganha uma série de diferenciais, incluindo maior eficiência, mais agilidade no cumprimento das tarefas, e mais transparência de informação para clientes internos e externos.
Mas a importância da gestão de compras vai além do time. A empresa toda se beneficia da administração adequada desses fluxos de trabalho. A organização consegue vantagens junto a fornecedores, torna-se capaz de prever e contornar problemas em sua cadeia logística, e colhe dados do processo de compras que permitem torná-lo cada vez melhor.
Por outro lado, alguns dos riscos que a empresa corre ao não realizar bem a gestão de compras são:
- Falta de visibilidade sobre despesas
- Perda de prazos de pagamento
- Retrabalho e desperdício de tempo
- Deterioração do relacionamento com fornecedores
- Gargalos na cadeia logística
- Atrasos nas entregas aos clientes
Por isso, a administração de compras deve ser realizada de maneira cotidiana. Sua implementação pode, muitas vezes, demandar uma mudança de paradigma dentro do setor de compras. No entanto, trata-se de uma medida indispensável diante do grau de competitividade atual dos negócios.
Responsabilidades e objetivos da gestão de compras
A gestão de compras de uma empresa tem uma série de responsabilidades que impactam diretamente o resultado final dos negócios. A seguir, vamos citar brevemente alguns dos objetivos que o setor de compras deve atingir. Estes pontos também podem servir de foco para a criação de uma estratégia de compras mais abrangente.
Reduzir custos
Essa geralmente é considerada a principal meta do controle de compras. Ao padronizar processos, trazer mais transparência às informações e impor mais agilidade às tarefas de compras, uma boa gestão de compras consegue reduzir custos para aquisição dos insumos dos quais a empresa precisa.
Isso acontece de diversas formas. Quando o processo de compras é bem gerido, o time torna-se mais produtivo e consegue realizar mais em menos tempo. Ao mesmo tempo, essa eficiência permite aos profissionais que busquem inovações e novas maneiras de otimizar o processo, como encontrar novos fornecedores, antecipar prazos e muitos outros.
Melhorar a eficiência do processo de compras
Um processo de compras ineficiente traz diversos problemas aos negócios. Diretamente, ele causa a ausência de insumos necessários para a produção dos bens que a empresa comercializa. Nesse caso, as compras se tornam o gargalo do negócio.
No entanto, essa ineficiência também pode causar outros problemas. Entre eles, elevação dos custos (pela necessidade de adquirir itens com urgência, pagando fretes mais caros ou taxas mais elevadas), falta de padronização nos produtos, dificultando a garantia da qualidade dos itens manufaturados e mais previsibilidade de prazos para as demais áreas da organização.
Fortalecer o relacionamento com fornecedores
A gestão de compras é essencial na criação e manutenção de bons relacionamentos com fornecedores. Esses relacionamentos, por sua vez, podem trazer vantagens, como melhores prazos e condições de pagamento, mais flexibilidade nos pedidos e mais agilidade nas entregas.
Se a empresa não gerencia bem seu processo de compras, frequentement essa relação fica prejudicada. O fornecedor, nesse caso, sente dificuldade em confiar na empresa para cumprir prazos e seguir processos adequados, e acaba não vendo vantagem em oferecer condições melhores.
